Електронний документообіг: як впровадити?

Електронний документообіг та його впровадження на підприємствах є питанням загальнодержавного значення. Важливість електронного документообігу в Україні підкреслено на законодавчому рівні, ще з 2003 року Законом «Про електронні документи та електронний документообіг».

Які переваги та недоліки електронного документообігу? Як його правильно впроваджувати?

Закон України «Про електронні довірчі послуги» закріпив юридичну силу електронного документообігу, а постанова Кабміну від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендувала виконавчій владі перейти на електронний документообіг та зафіксувала формат електронного документообігу для державних установ.

Паралельно держава привчала до електронного документообігу й приватний бізнес. Зокрема, необхідністю подавати до податкових органів електронні звіти. В більшості випадків цим підприємства й обмежувались аж до початку пандемії коронавірусу. Карантин значно прискорив розвиток електронного документообігу і тепер все більше компаній обмінюються первинними документами в електронній формі між собою.

Тож що таке електронний документообіг?

Документообіг є у кожному бізнесі. Це сукупність інформації, яка створюється та циркулює на підприємстві чи поступає ззовні. Електронний документообіг також включає зовнішні та внутрішні документи у формі електронних даних. Етапи роботи з таким документообігом передбачають такі дії з документами:

• створення;
• оброблення;
• відправлення чи передавання;
• одержання чи підтвердження факту одержання (при потребі);
• використання;
• зберігання;
• знищення.

Переваги електронного документообігу

Електронний документообіг у порівнянні з паперовим, дозволяє вивести діяльність підприємства на новий рівень через комплексний підхід, системний аналіз та прогнозування. А це підвищує стійкість підприємства в умовах частих криз та знижує ризики в умовах невизначеності.

Економія часу та коштів

Створення шаблонів документів в електронному вигляді економить час для нових документів та знижує ризики помилок. Електронний обмін документами відбувається швидко, без витрат на папір, друк, кур’єрів. Автоматичний пошук за будь-яким запитом прискорює роботу та впливає на продуктивність.

Електронний документообіг дозволяє значно прискорити процес підписання угоди між двома підприємствами: узгодження деталей та підписання можуть відбутися за декілька годин. І, відповідно, значно прискорити початок робіт.

Об’єднання всіх інформаційних потоків підприємства: внутрішніх, зовнішніх та змішаних

Електронні документи можна створювати, редагувати, затверджувати, використовувати та зберігати в єдиному електронному інформаційному просторі, уникаючи плутанини та втрати інформації. Також можна регулювати кількість учасників та користувачів, надаючи доступи до системи електронного документообігу. А ще легко реєструвати вхідну та вихідну інформацію, контролювати виконання завдань.

Розповсюджена ситуація прийняття на роботу співробітника. Для швидкої адаптації на новому місці обмін інформацією набуває ключового значення. Також знижуються ризики втрати інформації при звільненні працівника.

Спрощення менеджменту

Полегшується розподіл завдань між виконавцями та контролю статусів виконання на всіх етапах. До того ж оперативно передається інформація в будь-який час з будь-якого місця.

Наприклад, керівник або рядовий співробітник у відрядженні. Використовуючи електронний документообіг, рутинний функціонал посади не постраждає: дистанційно можна здійснювати всі необхідні ролі.

Як перейти на електронний документообіг?

Для підприємства перехід на електронний документообіг означає переведення всіх документопотоків в цифрову електронну форму та автоматизацію обробки документів. Компанія має право самостійно розробляти порядок електронного документообігу та обирати програмне забезпечення для його функціонування. Єдиною обов’язковою умовою є дотримання норм законодавства у сфері електронного документообігу.

Зокрема, законодавством регулюються такі моменти:

• реквізити електронного документа;
• кваліфікований електронний підпис;
• виправлення помилок в електронній звітності до контролюючих органів.

Щоб почати користуватися електронним документообігом, необхідно зробити п’ять дій:

1. розробити та ввести в дію спеціальний документ на підприємстві – інструкцію про електронні документи та електронне діловодство. В ньому обов’язково зафіксувати найменування електронних документів, електронних облікових документів, архівних електронних документів;
2. отримати кваліфікований електронний підпис, який надає юридичної сили електронним документам;
3. обрати та впровадити сервіс з електронного документообігу, навчити співробітників;
4. повідомити контрагентів та партнерів про перехід на електронний документообіг, укласти з ними договори про згоду щодо електронних договорів та інших документів та використання електронного підпису;
5. закріпити перехід на електронний документообіг наказом по підприємству з певної дати.

Отже, процес запущено. Рутинний порядок роботи з електронним документам передбачає:

• створення електронного документа, найчастіше за шаблоном;
• підпис електронного документа за допомогою обраного сервісу;
• надсилання електронного документа контрагенту;
• отримання документа від контрагента з підписом.

Недоліки електронного документообігу:

• небажання співробітників переходити на нові технології;
• додаткові фінансові витрати, витрати часу на впровадження та адаптацію;
• питання кібербезпеки;
• неможливість працювати з усіма контрагентами в електронному середовищі через те, що вони ще не перейшли на електронний документообіг.

Переваг електронного документообігу значно більше. Він точно полегшить життя кожного підприємця. Щоб зробити все грамотно та без зайвих клопотів – довірте все юристам.

Наша роль у цьому процесі – це комплексна робота, прописування політик, правил та правильний запуск для дії електронних документів на умовах абонентського обслуговування.